平成27年度税制改正⑩帳簿のスキャナ保存

実質的に認められていなかった帳簿書類の電子保管がより広く認められることになりました。原則としてすべての書類の電子保管が可能となります。

実は現在でもスキャナによる保存は認められているのですが、金額が3万円未満のものに限られるなど非常に限定的で、事実上導入するケースは稀でした。

 原則はどうなっている？

　原則は全ての書類を紙で7年間保存しなければなりません（最後の2年間はマイクロフィルム保存が認められていますが、いまどき利用している人はいるのでしょうか？？）。

 総勘定元帳などは電子保存OK（ただし申請が必要）

　自社の会計システムで直接作成される総勘定元帳など、最初から電子データで作成されるものは、電子保存が認められます。ただし、3カ月前に税務署長への事前申請が必要となります。 

相手先から受領した請求書などは3万円未満のものに限り電子保存OK(ただし申請が必要)

　相手先から受領した請求書などは、基本的には紙ベースでの保管をしなければなりません。ただし、金額3万円未満のものなど一定のものに限り、スキャナ保存が認められています。ただし、3カ月前に事前申請が必要になるほか、スキャナの解像度（200dpi以上）の要件や、電子署名・タイムスタンプ・検索機能など一定の機能を具備する必要があります。

　少額経費の領収書などはスキャナ保存できますが、契約書など重要書類は基本的に紙ベースでの保存が求められています。電子保存可能かどうか、切り分けをしなければならず、実務上煩雑となるため、実際に導入している事業者は極めて少ないのが現状です。

 一旦保存すればあまり見返すことのない請求書などの書類。7年間保存が必要なので、その保管コストは本当に馬鹿になりません。新しい制度にうまく対応し、コスト削減に結びつけていきましょう。